2017 год был для нас годом прорыва. Количество организационных мелочей, которые мы придумывали и продумывали, вдруг оказалось настолько большим, что произошёл переход количества в качество! Случилась магия, и у нас получилась “демонически крутая” HighLoad++.

Если в цифрах, то рост средней оценки на 10% до 4.6 из 5, падение количества недовольных в два раза (до 4%), 96% планируют посетить следующую конференцию, количество положительных отзывов измеряется сотнями :)

Мы наблюдаем рост во всём — даже средняя оценка качества любого наугад взятого доклада не опускается ниже 4 баллов из 5. 70% участников HighLoad++ отмечают рост качества выступлений (всему причиной наша очень серьёзная работа с докладчиками).

А вот фидбэк по выставке — она нравится 75% участников, полезной её находят 67%, нашли интересную информацию и опыт 68%, новые профессиональные контакты получили 32%, потенциальных поставщиков услуг — 32%. 13% проводило на выставке каждую свободную минуту, а 17% называют её даже полезнее конференционной программы (всему причиной наша очень серьезная работа с партнёрами :).

В этом году мы остаёмся в Кампусе СКОЛКОВО:

Сообщество партнеров и спонсоров
Мы проводим для наших партнеров целый ряд мероприятий, связанных с эффективным использованием выставок и конференций. Подпишитесь, чтобы быть в курсе событий.

Фестиваль будет проходить 28 и 29 мая.

Билеты на весь фестиваль стоят от 17 000 до 27 000 рублей (в зависимости от даты покупки) — такие билеты дают право прохода на любую конференцию, проходящую в рамках фестиваля. Но можно купить билет и на конкретное мероприятие — такие билеты дешевле — от 14 000 до 24 000 рублей. Участие в программе мастер-классов оплачивается отдельно.

Фестиваль пройдёт в Кампусе “СКОЛКОВО” — это очень интересная площадка с большим количеством залов и переговорных. Мы исходим из следующей концепции, вот что для нас важно:

• Насыщенная конференционная программа, состоящая из большого количества параллельных потоков с докладами. В СКОЛКОВО 13 разномасштабных залов, вместимостью от 100 до 700 человек;
• Нетворкинг и знакомства — для этого нам необходимо большое количество небольших переговорных комнат, закоулков, диванчиков и столиков для бесед. В СКОЛКОВО таких мест несколько десятков;
• Большое фойе около главного зала, где можно организовать постоянно действующий кофебрейк и выставку. Такое расположение позволяет привлечь большое количество заинтересованных участников на стенды экспонентов.

СКОЛКОВО находится за городом и мы научились организовывать трансфер от нескольких транспортных узлов Москвы.

Так же, как и в прошлом году, мы организуем проживание участников в гостинице в самом кампусе и в гостиницах Москвы, от которых мы также организуем трансфер.

Планируемое количество участников фестиваля — 2000 участников всех конференций сразу.

На следующей странице вы увидите срез по нашей аудитории. Вы увидите, что это высокооплачиваемые профессионалы со всей страны, работающие в больших компаниях, более половины из которых имеют своих подчинённых.

Мы предпочитаем называть наших спонсоров партнёрами. Это более точно отражает суть — мы готовим мероприятие не в одиночку, а вместе, интегрируя множество активностей, событий и контент в единое целое. Наши партнёры настолько органично вписаны в ткань фестиваля, что спонсорский контент от любого другого отличить невозможно.

Итак, как мы это делаем!

Какая бы цель не стояла перед вашим участием, мы рекомендуем максимально полноценно использовать все наши возможности:

• Подготовить предложения, которые участники увидят до мероприятия;
• Подготовить выступление (или выступления), которые помогут раскрыть вашу компанию или услугу;
• Подготовить работу стенда так, чтобы она была органично встроена в контент фестиваля.

С самого начала задолго до мероприятия вы получите доступ к личному кабинету спонсора, в котором сможете опубликовать предложения участникам, которые те увидят на своих личных страничках. Вы сможете подать митапы и доклады, которые попадут в отбор к Программному комитету.

В процессе подготовки конференции мы привлекаем внимание участников к предложениям и докладам партнёров с помощью новостей, служебных и информационных рассылок. Наша аудитория: более 30 тысяч подписчиков рассылок, около 200 тысяч посетителей сайтов конференций, 2 000 подписчиков страницы фестиваля на Фейсбуке.

Мы рекламируем наш фестиваль по тематическим таргетингам в социальных сетях, охват только в Фейсбуке составляет 900 тысяч человек за полгода. В качестве рекламных объявлений используются всё те же тезисы, поданные вашими и другими докладчиками через личные кабинеты.

Вместе с вами мы подготовим такую активность вашего стенда, которая станет логичным продолжением конференции, ваших докладов и будет интересна и полезна нашим участникам. Отдельное внимание мы уделяем пользе, которую получают посетители фестиваля от взаимодействия с вашим стендом.

Конечно, мы опубликуем информацию о вашей компании и её услугах во всех возможных местах:

• Вместе с тезисами и расписанием в основной брошюре конференции. Эта брошюра на два дня становится Библией для любого участника фестиваля;
• В мобильном приложении;
• На каждой из страниц сайта;
• На заставках и пресс-воллах.

На фестивале жизнь не заканчивается — мы вкладываем средства в качественные фоторепортажи с мероприятия и видеосъёмку всех докладов. Например, после конференции HighLoad++ мы опубликовали почти 2000 фотографий, которые просмотрело более 50 тысяч человек. Каждый стенд, каждая активность, каждый докладчик, каждый митап были сняты нашей командой фотографов минимум несколько раз.

Видеозаписи докладов затем частично выкладываются нами публично (35 тысяч просмотров за полгода), частично продаются, частично расшифровываются и публикуются в нашем блоге на Хабре (более 600 тысяч просмотров за полгода).

Так обстоит ситуация на 2017 год и мы вовсе не намерены на этом останавливаться ;)

С подачи нашего агента на Velocity Conference — Романа Павлушко (CTO Avito) — мы внедрили простое и элегантное решение, повышающее интерес участников к стендам. Суть игры “Любознательность” заключалась в сборе наклеек от спонсоров (которые мы для них специально распечатали). Чем больше наклеек ты соберешь, тем ценнее приз получишь.

Мы раздали 300 флешек, футболок, кружек и термосов, а победителям, собравшим все наклейки всех спонсоров, подарили гироскутер и квадрокоптер. И по ящику пива :) К слову, тех, кто собрал все 28 наклеек на HighLoad++, оказалось 15 человек! 15 человек выполнили все задания всех стендов!

Задания, за которые партнёры дают наклейки, могут быть совершенно разными — кто-то собирал лиды, кто-то просил заполнить анкеты, кто-то задавал каверзные вопросы, кто-то давал вполне серьёзные задания по программированию. На ваш вкус!

Конечно, мы будем и дальше использовать подобную игру для привлечения интереса к стендам наших партнёров.

В прошлом году мы провели 5 закрытых мероприятий для наших партнёров и спонсоров: мини-конференции о том, как правильно работать на площадке; стратегические сессии; фасилитирующие сессии по выдумыванию интересных конкурсов и заданий. Мы даже издали журнал (есть в PDF-версии) по тому, как правильно работать на стенде.

Это даёт результат — вот какую оценку дают выставки посетители нашей последней конференции — HighLoad++. Ответивших, что им не понравилось, всего 5%, все остальные отметили один или несколько положительных аспектов.

В этом году мы начнём раньше и будем действовать ещё решительнее. Первая фасилитирующая сессия по РИТ++ пройдёт в начале февраля. Мы будем обсуждать, как сделать ваш стенд “демонически интересным” :)

Все организационные наработки HighLoad++ будут применены и на фестивале РИТ++. В частности, 82% участников отметили удобство концепции постоянно действующего кофебрейка в зоне выставки — пространство было выстроено нами таким образом, что посетителям для того, чтобы попить кофе или съесть булочку, необходимо было пройти через все стенды :)

Кофе, чай, бейглы и выпечка были накрыты постоянно, наши программисты даже не смогли съесть всё! Одноразовая лёгкая посуда подталкивала участников к тому, чтобы взять себе пару маффинов, налить напиток и пойти гулять по стендам.

Даже в самый поздний вечер выставочное пространство гудело и работало!

Основная выставочная зона расположена вокруг Конгресс-холла, в котором проходят все ключевые доклады всех конференций. В глубине расположены пункты раздачи кофе и выпечки, которые действуют постоянно во время всего фестиваля.

За зоной выставки расположен постоянно действующий кофебрейк, накрытый с таким расчётом, что участнику удобно схватить булочку, налить кофе в одноразовый стаканчик и идти гулять по стендам. То, что такая схема работает, отметило 82% участников и 100% спонсоров конференции HighLoad++. Последние, кстати, к концу конференции падали от усталости от изобилия внимания посетителей.

Также мы готовы к любым предложениям, нестандартным размещениям, нестандартным стендам нестандартных размеров и назначений :) Главное, чтобы участникам было интересно. Если есть идеи — пишите на oleg.bunin@ontico.ru

Собственно, выбранная площадь для размещения стенда;

Нужное количество электричества, пропусков для грузовых машин и нужных аккредитаций;

Уборка стенда перед первым и вторым днём конференции;

Брошюрница и флипчарт с бумагой и маркерами;

Грузчики, тележки и всё необходимое для заезда и выезда с конференции;

4 билета для стендистов или участников;

Скидка в 15% для участников конференции;

В сухом остатке — всё по максимуму включено, работа с площадкой закрыта улыбающимися сотрудниками конференции :)

Концепция спонсорского партнёрства у нас простая — вы платите вступительный взнос за выбранный стенд, а всё остальное получаете бесплатно.

Мы будем рассказывать про ваши доклады в нашей рассылке на огромную профессиональную аудиторию. Самые интересные доклады мы расшифруем и опубликуем в блоге на Хабре (каждую статью у нас читает в среднем 10 тысяч человек).

Ваши маркетинговые активности на выставке будут включены в расписание и их увидит каждый участник. Также вы сможете сделать тематические предложения каждой из групп участников (менеджерам — одно, php-программистам — другое), которое они увидят в своих личных кабинетах.

Мы будем работать с вашими докладчиками до тех пор, пока они не пройдут отбор Программного комитета (к слову, спонсорское участие не гарантирует выступление — Программный комитет будет работать с вашими докладчиками так же, как и с любыми другими).

Ваши логотипы, описание вашей компании, предложения различным целевым аудиториям будут опубликованы на сайтах фестиваля и входящих в него конференций (а сайты конференций за время подготовки посетит более 200 тысяч человек).

Ваша реклама будет опубликована в ключевой брошюре всей конференции вместе с тезисами всех докладов и мастер-классов. Также и в мобильном приложении будет страничка с партнёрами.

Вы сможете участвовать во всех наших обучающих мастер-классах и фасилитациях для спонсоров и их стендистов. Если на самой площадке вам потребуется комната для проведения митапа или переговоров — мы её предоставим.

Сообщество партнеров и спонсоров
Мы проводим для наших партнеров целый ряд мероприятий, связанных с эффективным использованием выставок и конференций. Подпишитесь, чтобы быть в курсе событий.